Organizasyon planlarken verilmesi gereken ilk karar tarih değil, alan seçimidir. Çünkü alan belli olmadan menü yapısı, masa sayısı, sahne yeri, ışık planı ve hatta davetiye saatinin ne olacağı netleşmez. Hasbahçe'de aynı arazide iki farklı alan bulunuyor: 400 kişilik kapalı ana salon ve 120 kişilik kır bahçeleri. Hangisinin size uygun olduğunu belirlemek için davetli sayısından başlıyoruz.
Davetli sayısı eşiği: 150 kişi
Pratikte 150 kişi bir dönüm noktası. Bu sayının üzerindeki davetlerde kır bahçesi hem oturma düzeni hem de servis akışı açısından zorlanmaya başlıyor. Misafirler arasındaki mesafe açıldıkça servis süresi uzuyor, sahneden gelen ses arka masalara yeterince ulaşmıyor ve fotoğrafçı tek karede kalabalığı toplayamıyor. 150 kişinin altındaki davetlerde ise salon fazla geniş kalabiliyor; boş masalar ve dolmayan dans pisti geceyi olduğundan sönük gösteriyor.
Kesin bir kural koymak yerine şunu öneriyoruz: davetli listesini çıkarın, kesin gelecekleri ve "belki" olanları ayrı sütuna yazın. Kesin sayının 1,15 katı gerçekleşen katılıma yakın çıkıyor. Bu rakam 150'nin üzerindeyse salonu, altındaysa bahçeyi konuşmaya başlıyoruz.
Masa düzeni farkı
Salonda yuvarlak masa düzeniyle 400 kişiye kadar çıkabiliyoruz. Yuvarlak masa başına 8 kişi hesaplandığında 400 kişi 50 masa demek; buna sahne, dans pisti ve servis koridorları eklendiğinde salonun tamamı verimli kullanılıyor. Kır bahçesinde ise masaları manzara cephesine yaymayı tercih ediyoruz. Bu düzende kişi başına düşen alan artıyor, misafirler daha rahat hareket ediyor ve fotoğraf arka planında ağaçlar ile şehir manzarası kalıyor.
Servis akışı ve menü
Kalabalık davetlerde açık büfe servis süresini belirgin biçimde kısaltıyor. 400 kişilik bir düğünde masaya servis tercih edildiğinde son masaya yemeğin ulaşması yaklaşık 40 dakikayı buluyor; açık büfede bu süre yarıya iniyor. 120 kişiye kadar olan kutlamalarda ise masaya servis rahatlıkla yetişiyor ve daha özenli bir izlenim bırakıyor.
Mevsim ve hava planı
Bahçe tercihi çoğu çiftin aklına yağmur riskini getiriyor. Bizde bu bir risk değil, tercih meselesi: bahçe seçildiğinde ana salon aynı gün yedekte tutuluyor. Kararı organizasyondan bir gün önce hava durumuna bakarak birlikte veriyoruz ve alan değişikliği için ek ücret talep etmiyoruz. Haziran sonu ile eylül ortası arası bahçe için en rahat dönem; ekim sonrası akşam saatlerinde sahilden gelen serinlik hissediliyor, bu dönemde salon daha konforlu oluyor.
İkisini birlikte kullanmak
En çok tercih edilen kombinasyon şu: nikâh töreni gün batımına denk gelecek şekilde kır bahçesinde, akşam yemeği ve dans salonda. Böylece törenin manzarası ile gecenin konforu bir arada oluyor. İki alan aynı arazide olduğu için misafirlerin araçlarını hareket ettirmesine gerek kalmıyor; geçiş yürüyerek iki dakika sürüyor.
Karar verirken sorulacak dört soru
- Kesin davetli sayınız 150'nin üzerinde mi?
- Tören ile yemeği aynı alanda mı yapmak istiyorsunuz?
- Organizasyon hangi ay ve hangi saatte başlayacak?
- Fotoğraflarda manzara mı, sahne düzeni mi öncelikli?
Bu dört sorunun cevabı alan seçimini büyük ölçüde netleştiriyor. Emin olamıyorsanız keşif ziyaretinde iki alanı da gezip karar vermenizi öneriyoruz; hafta içi her saat mekâna gelebilirsiniz.
Bütçeye etkisi
Alan seçimi bütçeyi doğrudan değil, dolaylı olarak etkiliyor. Kır bahçesinde ışıklandırma ve gölgeleme kalemleri devreye giriyor; salonda ise bu ihtiyaç zaten mevcut altyapıyla karşılanıyor. Buna karşılık salonda süsleme daha fazla malzeme gerektiriyor, çünkü bahçede doğal doku dekorun bir kısmını kendiliğinden sağlıyor. İki alan arasındaki toplam fark, aynı davetli sayısı için genellikle yüzde beş bandında kalıyor. Bütçeyi asıl belirleyen kalem hâlâ menü ve kişi sayısı.
Fotoğraf ve video tarafı
Fotoğrafçınızla alan seçimini önceden konuşmanızı öneriyoruz. Kır bahçesinde gün ışığı ve manzara ön planda; bu yüzden tören saatinin gün batımıyla ilişkisi kritik hale geliyor. Salonda ise ışık tamamen kontrol altında, saat esnekliği daha fazla. Drone çekimi planlanıyorsa açık alan avantajlı; sabit kamera ile sahne kaydı yapılacaksa salon daha temiz sonuç veriyor.
